Info Lengkap Cara dan Syarat Menjadi Agenpos

Info Lengkap Cara dan Syarat Menjadi Agenpos

Awalnya kita lebih mengenal Kantor Pos identik sebagailembaga yang melayani pengirimanan surat/dokumen, bahkan bisa dikatakan Kantor Pos memonopoli bisnis ini. Nyaris tanpa pesaing dari pihak swasta karena UU nya saat itu hanya memberi wewenang pada Kantor Pos yang bisa melayani jasa pengiriman surat. Tak heran pada saat menjelang Lebaran dan Natal, Kantor Pos sangat kewalahan dengan kiriman surat dan kartu ucapan yang dikirim masyarakat, sehingga harus bekerja lembur dan merekrut  tenaga ekstra sekedar untuk mensortir surat/kartu.

Agenpos mitra PT Pos Indonesia
Dalam perkembangannya kemudian pihak swasta diberi ruang untuk ikut menjalankan bisnis pengiriman surat  tapi dengan istilah  “Dokumen”. Dari sini kemudian lahirlahTIKI,JNE dan sebagainya sebagai perusahaan jasapengiriman dokumen dan barang/paket. Berikutnya dengan perkembangan teknologi komunikasi yang melahirkan produk telepon seluler alias HP, terjadi pergeseran pola komunikasi dalam masyarakat , dari budaya kirim surat menjadi budaya berkomunikasi langsung  secara lisan maupun SMS lewat HP. Sejak itu terjadi penurunan drastis kebiasaan berkomunikasi lewat surat di masyarakat, yang belakangan diperparah dengan makin murahnya tarif telepon, sehingga pendapatan Kantor Pos dari surat dan kartu ucapan pun turun drastis.  Bisa dikatakan pengiriman surat lewat Kantor Pos sekarang ini didominasi surat dinas perusahaan atau lembaga pemerintah, sedangkan surat pribadi surat sudah sangat kecil volumenya.

Agar tetap bisa eksis Pos Indonesia akhirnya berubah bentuk menjadi PT Persero pada tahun 2005, dari sebelumnya Perusahaan Umum (Perum) dan mengembangkan layanan jasa lain yang bisa memberi pendapatan signifikan. PT Pos pun lebih membuka diri untuk melakukan kemitraan dengan masyarakat . Maka sejak 2010 lalu,  PT Pos Indonesia (Posindo) telah menawarkan kemitraan  untuk masyarakat , baik perorangan maupun perusahaan, yang berminat berkecimpung dalam bisnis jasa pengantaran barang/paket tersebut sebagai pengelola Agenpos.

Selain ingin berbagi kue bisnis dengan masyarakat sebagai bentuk pemberdayaan sektor ekonomi mikro melalui pengembangan pola kemitraan dalam bisnis, Agenpos sebagai perpanjangan tangan PT Pos, juga merupakan strategi Posindo untuk memperluas jaringan dan pelayanan tanpa membuka kantor cabang yang tentu saja membutuhkan biaya dan sumber daya manusia yang tidak sedikit. Dalam hal ini pihak PT Pos tentu tidak ingin bisnis intinya kian digerogoti oleh pemain swasta yang bertambah banyak dan memiliki jaringan yangtersebar di seluruh Indonesia.

Agenpos adalah unit pelayanan pos yang dikelola pihak lain (mitra) yang bertindak untuk dan atas nama PT Pos Indonesia (Persero) untuk menyelenggarakan layanan pos sesuai kesepakatan yang berlaku. Pengoperasian Agenpos dapat dipadukan dengan fasilitas layanan milik mitra atau usaha retailer lainnya. Agenpos adalah konsep pengembangan jaringan melalui kerjasama kemitraan antara PT Pos Indonesia dengan perorangan atau badan usaha dalam rangka memberikan pelayanan pos secara lebih luas kepada masyarakat.

Layanan yang ada di Agenpos sama dengan layanan yang diberikan kantor pos, yaitu Agenpos bisa melayani pengiriman surat, paket dan pembayaran berbagai tagihan yangselama ini sudah bekerja sama dengan kantorpos yang meliputi :- Jasa pengiriman surat pos dan dokumen melalui POSKILAT KHUSUS, POS EXPRESS, dan EMS (Express Mail Service, untuk kiriman ke luar negeri) serta Ordinary Mail (Suratpos Standar).- Jasa pengiriman barang melalui PAKETPOS (BIASA dan KILAT KHUSUS) serta kiriman barang ke luar negeri.- Penjualan Benda Pos (Prangko, Meterai, dan Benda Pos lainnya).- Penerimaan pembayaran berbagai tagihan (billing), antara lain : Listrik (PLN), telepon, seluler, air minum (PDAM), asuransi, kartu kredit, cicilan motor (FIF, WOM, Adira, dll ...)

Meskipun penawaran kemitraan Agenpos ini sudah berlangsung lama dan banyak diminati oleh masyarakat, namun kenyataannya jumlahAgenposyang menjadi mitra PT Pos masih relatif sedikit bila dibandingkan jumlah agen paket/kurir dari perusahaan swasta. Hal ini memang cukup membingungkan, apalagi jika dilihat persyaratan untuk menjadi Agenpos relatif sama dengan persyaratan yang dituntut untuk menjadi Agen paket swasta. Bahkan lebih sederhana dan modalnya relatif kecil.

Keuntungan atau kelebihan menjadi Agenpos diantaranya adalah mitra tidak membayar royalty, karena sistemnya bukan waralaba, tapi hanya perlu membayar uang deposit yang nominalnya tergantung dari perputaran bisnisnya. Diperkirakan dengan modal  Rp 5 juta sudah bisa menjadi Agenpos, dan ini dalam bentuk deposit untuk produk jasa keuangan. Padahal untuk menjadi Agen kurir swasta umumnya dikenakan  fee admin/joining fee sekitar Rp 5 juta- Rp 10 juta yang wajib dibayarkan dan sejumlah deposit sebagai jaminan.

Bahkan dibandingkan agen kurir swasta, Agenpos memiliki keunggulan tersendiri, diantaranya :
Agenposmemiliki jaringan hingga ke tingkat Kecamatan, dan memiliki produk yang lebih lengkap. Tidak hanya melayani paket/dokumen dengan tujuan domestik, Agenpos juga melayani pengirimanke luar negeri serta terintegrasi dengan layanan payment (listrik, Telkom dsb), termasuk pengiriman uang. Selain itu dari sisi tarif, ongkos kirim Agenpos juga relatif lebih murah.Menurut pengamatan penulis, ada beberapa faktor yang menyebabkan keberadaan  Agenpos ini kurang berkembang di masyarakat. Pertama, kurangnya publikasi dan sosialisasi. Kalau Anda membuka situs resmi PT Pos Indonesia, yaitu www.posindonesia.co.id tidak ada informasi apapun tentang Agenpos. Begitu juga kalau Anda sempat ke Kantor Pos, tidak ada brosur atau poster tentang Agenpos. Kedua, ada kesan PT Pos masih setengah hati mengajak masyarakat bermitra menjadi Agenpos. Barangkali masih ada pemikiran di benak pimpinan PT Pos, terutama di daerah bahwa keberadaan Agenpos nantinya bisa menjadi ancaman bagi eksistensi Kantor Pos karena pelayanannya yang lebih baik. Atau justru kuatir jika Agenpos buruk pelayanannya, akan merugikan citra PT Pos sebagai induknya. Wallahualam.

Namun bagi Anda yang memang bersungguh-sungguh ingin menjadi mitra PT Pos, jangan ragu-ragu datang langsung ke Kantor Pos yang terdapat di daerah Anda. Minta waktu untuk menghadap pimpinannya langsung, jangan hanya pada petugas front desk. Sebagai awalan, jelaskan keinginan Anda untuk bermitra sebagai Agenpos dan tanyakan apa saja persyaratan yang dibutuhkan. Jika di Kantor Pos tersebut tersedia formulir pendaftaran Agenpos, Anda akan diberi kelengkapan formulir untuk diisi. Setelah Anda lengkapi formulir pendaftaran Agenpos beserta kelengkapan administratif seperti pas foto Anda selaku pengelola, foto copy KTP, KK, NPWP dan surat keterangan domisili dari Kelurahan. Selanjutnya berkas formulir tersebut anda serahkan kembali ke Kantor Pos dalam sebuah amplop atau map.

Setelah itu pihak PT Pos akan melakukan survei kelayakan ke tempat yang akan Anda gunakan sebagai Agenpos. Jika permohonan Anda disetujui, PT Pos akan menerbitkan persetujuan secara tertulis dan dilakukan perikatan penyelenggaraan Agenpos dalam bentuk Perjanjian Kerjasama Pengelolaan Agenpos. Sebelum Agenpos Anda beroperasi, Anda akan mendapat pelatihan product knowledge dan instalasi pada jaringan komputer yang akan digunakan.

Berikut ini persyaratan menjadi pengelola Agen Pos sesuai yang dikutip dari situs www.agenpos.co.id :
1. Mengajukan permohonan kepada PT.Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Pemeriksa (Kprk) dengan form yang disediakan.
2. Membuat denah lokasi usaha, baik dengan tulis tangan atau di buat dengan google map.
3. Menyertakan surat keterangan usaha dari Desa atau Kelurahan, jika yang sudah mempunyai SIUP, SITU dan Ijin Usaha dilampirkan fotocopynya.
4. Foto 3×4 terbaru
5. Tempat usaha minimal berukuran 3 x 2 m persegi,
6. Menyiapkan peralatan kerja seperti Seperangkat Komputer lengkap, printer Epson LX-300,7. Modem gsm
8. Akses jaringan dan aplikasi sistem disiapkan PT Pos Indonesia
9. Mendapat persetujuan dari PT Pos Indonesia, dan menandatangani perjanjian.

PERSYARATAN LOKASI AGENPOS Menurut informasi yang pernah penulis dapatkan, untuk lokasi tempat Agenpos yang diajukan setidaknya berjarak kurang lebih 1 km dari lokasi Kantor Pos setempat. Jika di suatu daerah terdapat lebih dari 1 Agenpos, maka jarak antar Agenpos disyaratkan berjarak radius 250 M. Tetapi hal ini bersifat fleksibel sesuai dengan pertimbangan kondisi di lapangan. Pemilihan lokasi Agenposyang strategis tentu menjadi poin tersendiri, seperti berada di lokasi dekat sekolah, kawasan bisnis, kawasan sekolah dan kampus, atau perkantoran.

MODAL AGEN POS
Untuk menjadi Agenpos tidak dibutuhkan modal besar. Yang penting sudah memiliki tempat sebagai lokasi Agenpos. Apalagi jika sudah mempunyai sarana seperti meja, komputer, dan printer, maka modal yang dibutuhkan dapat lebih ditekan. PT Pos menawarkan tiga paket AgenPos, yakni agen untuk produk jasa keuangan; agen untuk produk surat dan paket; dan agen gabungan keduanya (jasa keuangan dan surat/paket). Untuk produk jasa keuangan (seperti pembayaran listrik, Telkom), diberlakukan sistem deposit untuk menghindari agen nakal. Besaranya deposit disesuaikan dengan nilai transaksi yang dilakukanAgenpos. Secara normatif modal untuk membuka Agenpos sekitar Rp 5 juta – Rp 10 juta.

PROVISI ATAU BAGI HASIL
Bagi hasil atau komisi yang diterima Agenpos tergantung jenis produk yang terjual dan bersifat progresif, artinya makin banyak/tinggi nilai transaksi yang terjadi pada Agenpos, maka komisi atau fee yang diterima prosentasenya juga meningkat. Gambaran komisi dari tiap produk PT Pos untukAgenposbisa lihat dari table di bawah ini, yang penulis peroleh dari salah satu Kantor Pos daerah.  Bisa saja besaran komisi ini berbeda tiap daerah atau sudah mengalami perubahan pada saat ini.
Perhitungan Per Hari Komisi
1.Surat Kilat Khusus dan atau Pos Express (kumulatif) Sampai dengan 25 pucuk 15% , 25 sampai 100 pucuk17,5%
2.Paketpos Biasa dan Paketpos Kilat Khusus Dalam Negeri (kumulatif)Sampai dengan 10 koli 15%, Lebih dari 10 koli-50 koli17,5%, Lebih dari 50 koli20%
3.Express Mail Service (EMS)Sampai dengan USD 150 10% USS 150 sampai USD 300 12,5% Lebih dari USD 300 15%
4.Paketpos Biasa dan Paketpos Cepat Luar Negeri (kumulatif) Sampai dengan USD 150 10% , USS 150 sampai USD 300 12,5%, Lebih dari USD 300 15%,
5. Ordinary Mail (perangko) Satu lembar atau setiap 50 keping 10%
6. Materai Tempel Satu lembar atau setiap 100 keping Rp50,-/keping
Sedangkan komisi untuk produk jasa keuangan seperti transaksi PLN, PDAM, Telkom, cicilan leasing dan sebagainya berkisar RP 700 –Rp800 /transaksi.

PROSEDUR PENGAJUAN IZIN MENJADI AGEN POS
1. Pemohon (badan usaha/perorangan) mengajukan permohonan tertulis kepada Kantor Pos menggunakan formulir yang telah disediakan di Kantor Pos.
2. Kantor Pos melakukan kajian kelayakan pendirian Agenpos maksimal setelah diterimanya pengajuan permohonan.
3. Berdasarkan hasil kajian kelayakan tersebut, Kantor Pos meneruskan permohonan pendirian Agenpos kepada Kadivre.
4. Berdasarkan permohonan pendirian Agenpos, Kadivre menerbitkan persetujuan atau penolakan secara tertulis.
5. Jika diterima, pihak Kantor Pos setempat segera memproses nopend Agenpos pada kesempatan pertama kepada Bagian Jaringan fisik Kantor Pusat Bandung via email, diteguhkan dengan surat.
6. Pemberian nopend untuk Agenpos oleh Bagian Jaringan fisik kepada bagian Dalsisop (Pengendalian sistem Operasi) dilakukan secara tertulis dan ditembuskan Kprk (Kantor Pos Pemeriksa) dan Divre terkait.
7. Perikatan penyelenggaraan Agenpos dituangkan dalam bentuk Perjanjian Kerjasama Pengelolaan Agenpos.8. Pelatihan dan persiapan pengoperasian Agenpos.

KELENGKAPAN OPERASIONAL AGENPOS
1. Sarana yang dibutuhkan antara lain : meja-kursi, komputer, printer, mesin timbangan.
2. Aplikasi Agenpos disediakan oleh Kantor Pos. Proses instalasi dapat dilakukan oleh Agenpos atau pihak Kantor Pos.
3. Simcard untuk kepentingan jaringan disediakan oleh pengelola Agenpos.
4. Petugas pelaksana Agenpos mempunyai User ID yang diambil dari nopend.
5. Pelatihan Agenpos dilakukan di tempat lokasi usaha Agenpos.

KEWAJIBAN AGENPOS
1. Mematuhi segala ketentuan dan peraturan yang berlaku dalam penyelenggaraan pelayanan pos.
2. Memasang identitas Pos Indonesia denganmencantumkan logo Perusahaan sesuai dengan standard yang telah ditetapkan.
3. Membuka rekening Giropos Online (GOL) atau rekening bank yang bekerjasama denganperusahaan untuk kepentingan rekonsiliasi/settlement dan atau deposit.
4. Memelihara barang inventaris perusahaan.
5. Melayani pelanggan sesuai dengan Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) dan Petunjuk teknik (Juknis) yang berlaku di perusahaan.
6. Melakukan proses inisialisasi pada waktu pertama kali instalasi sistem dan jaringan atau pada saat ada perubahan data base pusat misalnya perubahan tariff, update versi.
7. Membayar biaya paket daya (biaya jaringandan biaya abonemen) setiap bulan.
8. Melakukan sinkronisasi atas kurs setiap hari yang diterima dari perusahaan cq web Pos Internasional atau dapat diambil dari kurs tengah Bank Indonesia apabila pada hari berjalan tidak diterima informasi kurs dari perusahaan.
9. Penerimaan kiriman dari masyarakat harus sesuai dengan jadwal tutupan pos Kprk penghubung.

HAK AGENPOS
1. Menerima pelatihan dan pembinaan dari perusahaan/Kantor Pos.
2. Menerima dukungan pemasaran termasuk promosi tentang eksistensi Agenpos.
3.Menerima pembayaran potongan harga atas penjualan surat pos, kiriman terbukukan dan penjualan meterai temple.
4. Menerima jadwal tutupan pos, untuk penyesuaian pengiriman kiriman pos dari Agenpos ke Kantor Pos penghubung.
5. Boleh mengadakan perikatan dengan pihaklain untuk kepentingan kiriman pos dengan mengatasnamakan pengelola, bukan atas nama PT Pos Indonesia.
6. Menerima daftar tarif dalam bentuk buku.
7. Update aplikasi setiap ada perubahan sistem atas aplikasi Agenpos.8. Menerima jemputan kiriman sesuai denganjadwal tutupan pos Kprk penghubung.

LARANGAN BAGI PENGELOLA AGENPOS
1. Menjual jasa yang sejenis dengan produk Pos, kecuali produk hasil kerjasama perusahaan (co branding).
2. Menjual perangko dan meterai tempel palsu.
3. Mengembalikan perangko dan meterai tempel yang sudah dibeli.
4. Menerima dan membeli perangko dan meterai tempel dari masyarakat atau pihak lain untuk dijual di Agenpos.
5. Mengalihkan pengelolaan Agenpos kepadapihak lain.
6. Memperjualbelikan izin kepada pihak lain.
7. Memindahkan lokasi Agenpos ke tempat lain kecuali atas persetujuan perusahaan/Kantor Pos.
8. Menggunakan aplikasi lain selain aplikasi I-Pos milik perusahaan/Kantor Pos.
9. Menggunakan Resi lain selain resi yang dikeluarkan perusahaan.
10. Menggunakan dokumen dan nama perusahaan dalam melakukan perikatan/tender dengan pihak lain untuk kepentingan kiriman pos.

TANGGUNGJAWAB PENGELOLA AGENPOS
1. Bertanggungjawab atas Rahasia surat.2. Keselamatan dan keamanan terhadap uang, kiriman pos, sarana/prasarana yang masih berada pada Agenpos.
3. Kekurangan Porto dan Bea yang tidak terpungut dan tidak tertagih kepada pengirim maupun penerima.
4. Pembayaran ganti rugi akibat kehilangan atau kerusakan kiriman pos baik seluruhnya ataupun sebagian selama masih berada di Agenpos atau kiriman pos yang belum diserahterimakan ke kantor Pos.
5. Penyalahgunaan yang dilakukan oleh petugas pelaksana Agenpos, baik langsung maupun tidak menimbulkan kerugian di Agenpos maupun Kantor Pos.

PROSPEK AGENPOS
Prospek Agenpos cukup bagus karena mengusung brand PT Pos Indonesia yang sudah dikenal di seluruh Indonesia. Tentu sajauntuk mendapatkan hasil optimal tidak cukup hanya mengandalkan nama PT Pos Indonesia semata. Tetapi juga harus disertai dengan strategi pemasaran yang inovatif, karena bagaimana pun juga Agenpos harus bersaing dengan bisnis jasa pengiriman swasta yang memiliki agen tersebar di mana-mana.

Agenpos yang sukses bisa mencapai omset puluhan juta rupiah hingga ratusan juta rupiah per bulan. Bahkan salah satu Agenpos berprestasi, Ika Puspita Sari, pengelola Agenpos Cabe Raya, Ciputat, setiap bulannya bisa menjaring omzet sekitar Rp 200 juta. Pada tahun 2012 Agenpos nya mencapai pendapatan Rp 2,5 miliar.

Tidak hanya memberi keuntungan bagi dirinya, usaha ini juga membuat Ika bisa memberi penghasilan bagi lima orang karyawan tetapnya, tiga orang petugas loket dan dua orang tenaga administrasi. Ia juga bisa menafkahi 35 orang pegawai lepas yang bertugas mengemas setiap barang yang hendak dikirim. Empat unit mobil boks pun menjadi asetnya sebagai penunjang operasional usaha. Atas kinerja bisnis yang dicapai Ika, agen posnya berhasil menjadi juara pertama dalam pemilihan Agen Pos Terbaik Nasional tahun 2011.

Demikian info lengkap tentang cara dan persyaratan menjadi Agenpos PT Pos Indonesia, semoga bermanfaat bagi Anda yang berminat untuk menjadi Agenpos.